津城建院政[2004]47号
第一章 总则
第 一 条 为了有效地保护和利用档案，加强档案的收集与整理工作，使之更好地为学院各项工作和为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日中华人民共和国主席令第58号）和《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年6月7日国家档案局令第5号）、《天津市档案管理条例》（天津市人大常委会公告第五十八号）以及国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》（教办[1993]429号）和《高等学校档案工作规范》（教办[1993]429号）等法规，结合本院实际，制定本管理办法。
第 二 条 本管理办法所指的档案范围，包括天津城市建设学院日常职能活动及师生员工在教学、科研和管理等各项工作中形成的，对学院和社会具有保存价值的全部文件资料。
第 三 条 学院内部各单位与个人须严格遵守本管理办法之规定，自觉承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。
第 四 条 档案是学院的宝贵财富。档案工作是学院重要基础工作之一，是反应与衡量学院整体工作水平的一个重要标志。档案工作纳入学院总体发展规划和年度计划，纳入学院管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一，做到“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 管理体制及机构职责
第 五 条 档案工作遵循“统一领导、分级管理”的原则，维护档案的完整性，便于学院和社会有关方面的利用。学院设档案工作委员会，负责指导和检查档案工作。其下设综合档案室，归院办公室直接领导。学院的各部门（单位）档案工作受院综合档案室指导，由各部门（单位）主管领导分管落实。
第 六 条 档案工作委员会的构成与职责
（一）档案工作委员会的构成：院档案工作委员会设主任一名，由分管档案工作的院领导担任；设副主任若干人，由负责档案工作的部门领导担任；设委员若干人，由主要职能处室负责档案工作的领导担任；设秘书长一人。
（二）档案工作委员会的职责：指导全院档案工作；组织和协调各部门、各单位落实档案工作“四同步”；负责对各部门、各单位的档案工作进行监督、检查与考核；研究决定档案工作的重大事项，并决定有关档案的鉴定、销毁等事项。
第 七 条 院综合档案室是学院档案工作的行政职能部门，又是永久保存和保护档案资料存管机构，同时也是开发利用档案资源的信息交流中心。综合档案室的主要职责：
（一）宣传贯彻《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、法规、政策和规定，落实上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。
（二）在院主管领导指导下，负责规划、协调全院的档案工作，对各部门、各单位的档案工作进行监督、指导与检查，制订和组织落实学院关于档案工作的规章制度。
（三）负责全院档案和相关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、利用等工作。
（四）严格执行保密制度，做好档案密级划分和守密、解密工作。
（五）开展档案宣传、咨询活动，具体做好档案开放和利用工作，为学院各项工作服务，为师生员工和社会服务。
（六）组织全院兼职档案人员的业务学习与培训，负责指导和协助各部门档案工作和兼职档案人员的工作。
（七）做好防盗、防火、防鼠、防潮、防虫、防高温、防光、防尘及防有害气体的“八防”工作，确保档案安全。
（八）围绕学院中心工作，完成学院交办的各项任务。
第 八 条 学院各部门、各单位均有履行《档案法》，做好本单位档案工作的责任和义务。
（一）为提高工作效率，避免档案工作的多头领导，各教学系、部须确定一名领导分管档案工作，将档案工作纳入系、部办公室工作职责范围，并确定一名专职或兼职档案员负责本系、部的档案工作。
（二）各职能部门须确定一名领导分管本部门的档案工作，并确定一名专（兼）职档案工作人员负责统管本部门档案的具体工作。各部门工作人员都有配合档案员做好档案工作的责任。
（三）专（兼）职档案员是做好档案工作的主体。各教学系、部和机关职能部门应加强档案日常管理，实行档案工作责任制，调动档案员积极性，发挥档案员主体作用，确保档案工作落到实处。
第三章 文件资料的形成和归档
第 九 条 各类文件资料的形成、收集、整理、归档是确保档案完整、准确与系统化的基础。立卷人员须严格按照工作程序和立卷要求，对需归档资料进行收集、整理与立卷，并经本部门负责人审查合格签字后方能归档。
上报科研成果、验收基建工程、大型仪器设备开箱验收、新产品试制鉴定等，须由档案人员严格按照管理要求核准后方可归档。
第 十 条 对个人在从事学院工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体文件资料，须按规定及时向档案部门移交，任何部门不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的各种载体文件资料可按征集、代管、捐赠的方式处理。
第十一条 学院实行部门立卷制度，各部门、各单位的档案工作人员须做好文件的收集、整理、立卷工作。院综合档案室按立卷单位接收档案。
第十二条 归档范围
根据《高等学校档案实体分类法》和学院档案工作实际情况，学院归档范围分为十大类：即
（一）党政管理类：主要是党委、行政、审计、纪检、工会、团委、学工部、统战等部门工作中生成的有保存价值的文件资料。其归档按照《天津城市建设学院党政档案管理细则》（附件1）执行。
（二）教学类：主要是教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件资料。其归档按照《天津城市建设学院教学档案管理细则》（附件2）和《天津城市建设学院系级档案管理细则》（附件3）执行。
（三）科研类：主要是在科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件资料。其归档按照《天津城市建设学院科研档案管理细则》（附件4）执行。
（四）基建类：主要是在基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件资料及图纸等。其归档按照《天津城市建设学院基本建设档案管理细则》（附件5）执行。
（五）仪器设备类：主要包括属于学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器、设备（价值10万元以上的），在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件资料。其归档按照《天津城市建设学院仪器设备档案管理细则》（附件6）执行。
（六）出版物类：主要指学院自行编辑出版的报纸、学报、刊物、图书、音像等具有保存价值的不同载体的文件资料。其归档按照《天津城市建设学院出版物档案管理细则》（附件7）执行。
（七）外事类；主要指外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件资料。其归档按照《天津城市建设学院外事档案管理细则》（附件8）执行。
（八）财会类：主要指财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件资料。其归档按照《天津城市建设学院财务档案管理细则》（附件9）执行。
（九）实物类：主要指学院各项活动中形成的、或在学院对外交流中形成的有保存价值的实物。其归档按照《天津城市建设学院实物档案管理细则》（附件10）执行。
（十）声像类：主要指学院各项活动中形成（或外部形成与学院有关的）的有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像资料。其归档按照《天津城市建设学院声像档案管理细则》（附件11）执行。
第十三条 归档要求
（一）学院实行由文件资料形成部门立卷归档制度（简称部门立卷）。立卷人按照文件资料自然形成规律，在保持彼此间有机联系的基础上，以“件”为单位，对档案文件实行归档。每份须编写件号，填写文件目录、备考表，并报主管领导审核签字后，统一交院综合档案室保管。
（二）归档的文件资料须格式一致、字迹图像清晰、书写装订工整、符合规范。归档的文件资料禁止使用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写，原则上要求必须是原件。
（三）由多个单位合作完成的项目，须由主办单位将一套完整的资料立卷归档。协作单位保存与自己承担任务相关的档案正本，将副本送主办单位保存。
第十四条 归档时间
（一）党政部门和能够按年度归档的部门于次年五月前归档。
（二）教学部门和能够按教学年度归档的部门须于次年寒假前归档。
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，须于项目完成鉴定后两个月内归档。
（四）仪器设备须于开箱验收后立即归档。
第四章 档案管理
第十五条 综合档案室接收档案后，须按规定的分类方法进行统一分类、编目、排架。
第十六条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《天津城市建设学院档案保密制度》，对室藏档案实行密级保管。
第十七条 档案库房应设有防盗、防火、防鼠、防潮、防虫、防高温、防光、防尘及防有害气体等“八防”设施。
第十八条 档案保管期限分为永久、长期、短期，对保管期限已满的档案根据有关规定进行鉴定销毁。
第十九条 对档案的接收和移出、案卷数量及利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。
第二十条 建立和健全档案库房的管理制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对已破损、字迹不清的档案及时补救，发现隐患立即向领导汇报解决。
第二十一条做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。
第五章 档案的开放利用
第二十二条 综合档案室应按规定向全院和社会开放档案。开放档案须遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅开放范围的档案，并可摘录或复制。
（二）凡利用室藏档案，均须按本规定填写《档案借阅登记簿》。对院外单位或个人利用档案信息资源须按规定收费。
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍。
（四）档案资料原则上不得外借，确因工作需要借出的，须经档案所在部门主管批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏和丢失，须写出书面报告，并根据不同情况报学院处理。
第二十三条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未公开档案的须经部门领导同意；涉及未公开的技术问题，须经课题负责人同意；涉及机密问题的须经有关院领导批准。
第二十四条 综合档案室须为查阅者提供便利和必要的检索工具。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十五条 档案鉴定工作在院主管领导指导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，共同对超过保管期限的档案进行再次鉴定，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告。
第二十六条 销毁档案应登记造册，经主管院长批准，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。
第七章 档案信息开发与编研
第二十七条 档案是学院重要信息之一，提供有价值的档案信息和编研成果，是学院综合档案室的一个重要功能。
第八章 档案工作人员
第二十八条 档案工作人员（包括专职和以做档案工作为主的兼职人员）属专业技术人员，按有关规定实行技术职务聘任制。
第二十九条 对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责，按照学院规定进行德、能、勤、绩的考核，根据实际工作进行聘任。
第三十条 档案工作人员（专、兼职）职责：
（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策和法规，公正廉洁、严守秘密，确保档案安全。
（二）热爱档案事业、忠于职守、埋头苦干，认真完成本职工作。
（三）认真学习和掌握档案专业理论知识和相关的新知识、新技术，不断提高档案管理水平。
第九章 考核、奖励和处罚
第三十一条 学院建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作先进单位和个人（专、兼职档案员）给予表扬和奖励。
第三十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照有关规定上报执法机关给予行政处罚。
第十章 附则
第三十三条 本办法的解释权在院综合档案室。本办法自公布之日起执行。
