津城建院政[2005]37号
各系、部、处、室、馆、所、院：
为更好地贯彻执行国家教委《高等学校档案工作规范》（教办[1993]429号）和我院《档案管理办法》（津城建院政[2004]47号），实现档案工作的规范化、标准化、制度化，保证学院档案工作科学有序进行，学院制定出《天津城市建设学院档案工作人员岗位职责》、《天津城市建设学院档案归档整理制度》等9个档案工作规范，并自发布之日起施行。
院机关各部门和院属各单位要组织专、兼职档案人员认真学习执行，不断提高我院档案工作水平，为学院事业发展做贡献。
附件：
一、《天津城市建设学院档案工作人员岗位职责》
二、《天津城市建设学院档案归档整理制度》
三、《天津城市建设学院档案借阅制度》
四、《天津城市建设学院档案鉴定销毁制度》
五、《天津城市建设学院档案统计制度》
六、《天津城市建设学院档案保密制度》
七、《天津城市建设学院档案库房制度》
八、《天津城市建设学院档案保管制度》
九、《天津城市建设学院档案利用制度》
天津城市建设学院
二〇〇五年五月十三日
附件1
天津城市建设学院档案工作人员岗位职责
为更好地对档案进行集中统一管理，维护档案材料的完整和安全，实现档案工作标准化、规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日中华人民共和国主席令第58号）及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，学院制定档案工作人员岗位职责。本岗位职责明确要求专、兼职档案工作人员努力做到以下六条：
一、认真贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。
二、学院档案室工作人员在院主管领导的指导下，负责规划、协调全院档案工作，对各职能处室的档案工作进行监督、指导和检查；制订和组织实施学院关于档案工作的规章制度。开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作。
三、基层兼职档案员负责本部门（单位）档案的积累、整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，按规定时间向院档案室移交。
四、专、兼职档案工作人员均应认真学习和掌握档案专业理论知识和有关的新知识、新技术，积极参加档案理论和档案业务的研究、交流活动，不断提高档案管理水平。
五、档案工作人员必须严格执行保密制度，确保档案安全。院档案室负责做好档案密级的划分和守密、解密工作。
六、档案工作人员应高度重视并具体做好防盗、防火、防鼠、防潮、防虫、防高温、防光、防尘及防有害气体的“八防”工作，认真落实对各类档案资料及其存放场所的安全防范。
附件2
天津城市建设学院档案归档整理制度
为促进各部门（单位）档案工作的业务建设，加强我院档案综合管理，确保档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，制定档案归档整理制度。
一、院综合档案室依据《天津城市建设学院档案管理办法》及档案管理细则中规定的归档范围，认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。
二、归档的文件材料必须完整齐全，保证档案的历史连续性。对于不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门（单位）和人员进行补交，并重新整理。
三、归档的文件材料，应当字迹清楚，符合规定的格式及书写标准，符合其形成规律。
四、接收时间：
（一）文书档案应在转年5月份移交接收；
（二）教学档案按教学年度移交接收；
（三）财会档案应在财务处存放一年后移交接收；
（四）科研、基建、仪器设备档案应分别在鉴定、竣工、开箱后移交接收；
（五）外事档案应在出国（境）人员回院后一周移交接收。
五、交接档案时应办理交接手续，移交部门、移交人、接收部门、接收人应分别在移交清单上签名。移交清单一式两份。
附件3
天津城市建设学院档案借阅制度
档案借阅工作，是档案工作的重要环节之一。为使学院档案在各项工作中充分发挥作用，维护档案材料的完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，制定档案借阅制度。
一、学院各部门（单位）工作人员，凡查阅本部门档案，须经本部门负责人同意，并填写《档案借阅登记簿》；凡查阅其它部门档案，须经院办公室主任及档案所属部门负责人批准后，方可借阅，并填写《档案借阅登记簿》。院外人员借阅档案，须持单位介绍信，经院办公室主任同意，方可借阅。
二、凡涉及未公开的技术问题，须经主管科研工作的院领导同意后，方可借阅；凡涉及密级档案须经院办公室主任批准，方可借阅；凡涉及个人情况的档案，不得借给其本人查阅。
三、往届毕业生查阅学籍档案，须持单位介绍信、本人毕业证、学位证，方可查阅。在校生查阅有关学籍档案，须持教务处证明和学生证，方可查阅。
四、档案材料原则上不得借出档案室。确因工作需要借出时，须办理相关借阅手续。借阅卷数一次一般不得超过三卷，并要随借随还，最长借阅时间不得超过一周。如需延长借阅期限，要向院档案室办理续借手续。
五、借阅者对所借案卷不得拆散、抽取、涂改、损毁、转借和丢失，不得对外宣传档案内容，不准私自复制和摘抄。若有违规行为，视情节轻重，给予批评教育、记过等处分，情节严重者依法追究刑事责任。
六、如确因工作需要，摘录和复制材料，应办理签批手续。
七、非本校人员利用本院档案室档案，需办理签批手续并经有关领导同意，并酌情收取咨询费。
附件4
天津城市建设学院档案鉴定销毁制度
做好档案鉴定、销毁工作是档案管理的一项重要工作，它有利于室藏的优化，更好地向利用者提供服务。为此，根据《中华人民共和国档案法》及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，制定档案鉴定销毁制度。
一、档案的鉴定、销毁工作由院综合档案室负责组织，在调查研究基础上制定档案鉴定、销毁计划，并相应修改归档范围和保管期限。
二、对已满保管期限的档案要及时组织鉴定和销毁工作。
三、档案鉴定由院综合档案室提出鉴定意见，由院办公室组织院档案室和有关部门（单位）人员组成鉴定小组，共同进行鉴定工作。
四、经鉴定后需销毁的案卷，由档案鉴定小组负责审查，并写出鉴定报告，登记造册，经领导批准后统一监销。
五、销毁档案时，要指定两名监销人，到指定造纸厂销毁，以防失密。监销人要在销毁清册上签字。
六、案卷销毁后，在案卷目录备注项内加注“毁”戳记，并注明销毁时间。
七、院所属各系、部、处、室、馆、所、院，不得自行处理和销毁文件、资料、图纸档案和材料。
附件5
天津城市建设学院档案统计制度
档案和档案工作统计是真实反映院综合档案室工作实况的记录，是档案工作的重要组成部分，也是我们全面了解档案和档案工作情况，制定档案工作计划的重要依据。为此，根据《中华人民共和国档案法》及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，制定档案统计制度。
一、档案统计是以数字形式反映档案基本情况、档案的管理工作水平，并以数字综合分析，统计档案工作的业务状态，坚持用科学统计体现档案科学管理。
二、档案统计的数据必须准确、及时，且要有连续性。
三、建立健全统计台帐，按类别、年度系统统计。建立档案移交接收登记簿、查（借）阅档案登记簿、档案工作基本情况统计表等。
四、注意利用统计数字进行分析，按期统计和积累数据，从中总结经验、探索规律，不断改进和提高档案工作水平。
五、各种统计数字、统计报表，不得随意涂改。
附件6
天津城市建设学院档案保密制度
院综合档案室属学院的保密性部门，档案工作人员必须有高度的保密观念。为加强全院教职工的档案保密意识，维护档案的完整与安全，根据《中华人民共和国保密法》有关规定，制定档案保密制度。
一、档案工作人员必须严格遵守保密制度，坚持原则，维护档案的真实面貌。
二、档案工作人员要严格执行档案归档整理制度和档案借阅制度，认真履行登记、签字手续。任何人未经批准不得私自将档案带出档案室，不得私自摘抄或传播档案的内容。凡违反规定泄露档案内容、造成严重后果的，按《档案法》有关规定，依法处理。
三、凡属绝、机密档案，在登记编目时，注明“绝密”、“机密”字样。非档案人员，不得接触“绝密”、“机密”档案。凡需要借阅密级档案的，需按《天津城市建设学院档案借阅制度》经有关领导批准，方能借阅。
四、经鉴定无保存价值的档案文件，必须履行登记手续，并报院领导批准，按照《天津城市建设学院档案鉴定销毁制度》，指定专人监销。严禁向物资回收部门或私人出售。
五、涉密档案如有丢失，应在24小时内将丢失原因报院综合档案室，并报请院党委按有关失、泄密的规定，视情节轻重追究当事人责任并严肃处理。
六、做好库房的安全工作，注意防盗、防火、防鼠、防潮、防虫、防高温、防光、防尘及防有害气体。
附件7
天津城市建设学院档案库房制度
为维护档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，使之有效地为本院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，制定档案库房制度。
一、提高档案工作人员保护档案安全的意识，贯彻“以防为主、防治结合”的原则。着重做好“八防”工作和库房内温湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。
二、档案库房要勤清扫，保持室内整洁卫生。
三、做好日查月检工作，每学期对现存档案的安全状况进行一次检查，并做好记录。
四、做好防盗、防火、防鼠、防潮、防虫、防高温、防光、防尘和防有害气体“八防”工作。
（一）每天下班前，要关好库房门窗，锁好双锁，确保防盗。
（二）熟悉消防器材的使用方法，并按器材要求定期检查更换，做到有备无患。库房内严禁吸烟，严禁使用电炉子，不准将任何易燃、易爆物品带入库区，定期检查电器线路，确保安全用电。
（三）采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。
（四）采取必要的措施，使库房内温度控制在14－24℃，相对湿度控制在45－60%，库内安装温湿度表及空气调节设备，定期察看仪表并作好记录。
（五）库房内安装白炽灯作为人工照明光源，明度不超过100勒克斯，避免自然光源直射。
（六）加密封门窗，防止污染气体进入库房。
五、非档案管理人员禁止进入档案库房。
附件8
天津城市建设学院档案保管制度
为加强档案的科学管理，使之有效地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，制定档案保管制度。
一、凡符合《天津城市建设学院档案管理办法》及档案管理细则要求的档案，全部由综合档案室集中统一保管，任何部门和个人不得占为己有。各部门（单位）每年定期向院档案室移交档案。
二、档案室接收的档案应及时整理入库保管，不得随意堆放它处。
三、所有室藏档案按照“S”形顺序编号排列，档案柜上标明内存案卷的类别、年代、卷号，以便调阅，调阅后的案卷应及时放回原处。
四、每学期结束前，对外借档案应及时收回。原则上，放假期间不外借档案。
五、每年定期对所保管的档案进行一次检查、清点，如发现问题，应积极采取补救措施，最大限度地延长档案寿命。
六、档案人员如有变动，交接人员要对所管档案进行逐一清点，发现问题须在备注中详细说明，认真填写交接目录，双方签字，以备查考。
附件9
天津城市建设学院档案利用制度
为充分发挥档案的利用价值，使之更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及《天津城市建设学院档案管理办法》有关规定，制定档案利用制度。
一、档案工作人员应积极开展档案利用工作，大力开发档案信息资源，搞好编研工作，提高档案利用的社会效益和经济效益。
二、档案工作人员要熟悉所保管档案的内容、数量和存放位置，及时将接收的档案排列上架。认真做好档案信息的录入工作及到期档案的鉴定销毁工作。每年年终时，对档案移交、接收、保管利用等情况进行统计及总结，以不断改进管理方法和提高工作效率。
三、编制多种检索工具和汇编资料，不断提高查全率、查准率。
四、利用者要自觉遵守档案借阅制度和档案利用制度，并认真填写档案借阅登记表。
五、档案工作人员要正确处理好档案利用和保密的关系，在确保档案安全的前提下，充分发挥库存档案的作用，满足广大利用者的需要。
