为适应我校档案工作不断发展的需要，统一我校档案实体分类，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强科学管理，促进档案业务建设，充分发挥档案的作用，依据原国家教委《高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）和学校《天津城建大学档案管理办法》的有关规定、精神，根据工作需要，结合工作实际，对学校档案实体分类方案进行了修订。修订后的方案如下。
一、分类原则
（一）以辩证唯物主义为指导，以国家的有关法规标准为依据。从实际出发，突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统帅全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
（二）以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别，把同一门档案的管理性和业务性材料集中在一起。
（三）根据学校发展的需要，类目设置适当超前。
（四）类目设置具有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
（五）各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
（六）类目设置和标识适应计算机管理的需要。
二、一级类目的设置与标识
一级类目是学校档案实体分类的最高层位。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，其名称、标识符号和主要内容如下：
DZ党政
主要包括学校党群部门、行政职能部门（教务、科研、产学研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科研
主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
JJ基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB出版物
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
SX数字声像
主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
SW实物
主要包括学校发展过程中标志性的物品；在国内外交往中对方赠送的纪念品；学校、单位、教职工、学生获省部级以上奖励的奖牌、奖证、奖杯等；上级领导、社会知名人士为学校的题字；新闻媒体报道学校活动的报纸、刊物；学校和各部门编辑的各种印刷品和设计底图等有保存价值的实物。
ZL资料
主要包括需要贯彻执行或对学校各项工作有参考价值的上级普发文件和材料以及文件汇编、各类年鉴等。
三、二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合我校的职能部门设置和档案记述、反映的内容性质，进行设置。
二级类目的标识采用“单位制”。即1、2……9。
四、三级类目的扩展与标识
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据实际需要和可能扩展设置。其标识方法与符号和二级类目相同。
五、档号的编制
档号是存取档案的代号、排架的依据。符合唯一性、合理性、稳定性的要求，方便插卷，使其有充分扩展的余地。发挥排架、检索的双向功能。
（一）党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会类档案
1.档号的结构
按卷整理立卷的档号包括全宗号、年度号、分类号、案卷号四个部分；按件整理的档号包括全宗号、年度号、分类号、盒号、件号五个部分。
全宗号：由三位代码组成。
年度号：由四位阿拉伯数字组成。
分类号：是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。扩展到三级类目的，还包括三级类目代号。
案卷号：是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。
盒号：是档案盒的排列顺序编码。
件号：是文件的排列顺序编码。
2.档号的模式
按卷整理的：全宗号+年度号+分类号+案卷号
按件整理的：全宗号+年度号+分类号+盒号+件号
3.档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、盒号、件号之间，用连接符号“-”连接。
4.在“档案管理系统”中的电子文件编号中，年度号和分类号之间加入保管期限编码。分别为：永久“Y”，30年“30”，10年“10”，25年“25”，15年“15”，5年“5”。
（二）数字声像类档案
档号的结构包括全宗号、年度号、分类号、载体代号、保管单位号五部分。
年度号：由四位阿拉伯数字组成。
分类号：一级类目代号。
载体代号：由二位阿拉伯数字组成。
保管单位号：由阿拉伯数字组成的顺序号。
（三）实物类档案
由于载体、材质和幅面尺寸不同，保管要求不同，其档号做特殊处理。
六、档案实体排架
为维护档案的整体性和方便查找，我校档案实体排架采用按一级类目—年度横向排列和纵向排列相结合的方法。
为维护档案之间的有机联系，同一年度按永久、30年（长期）、10年（短期）排列。
七、本方案适用学校全部档案。学校档案主管部门接收和整理的历史案卷，均执行本方案。
